TARAKAN, Headlinews.id – Sejumlah dokumen pemetaan kerawanan Tempat Pemungutan Suara (TPS) dan administrasi kepartaian mulai dialihkan ke arsip digital oleh Bawaslu Kota Tarakan. Dokumen tersebut menjadi bagian dari kegiatan Kamis Arsip yang digelar Divisi Hukum, Pencegahan, Partisipasi Masyarakat, dan Hubungan Masyarakat (HP2H), Kamis (27/8/2026).
Pemindaian dilakukan di Kantor Bawaslu Kota Tarakan dengan menyasar dokumen kepemiluan yang masih tersimpan dalam bentuk fisik. Setiap berkas diperiksa dan dikelompokkan sebelum dipindai agar dokumen digital yang tersimpan tetap memiliki keterkaitan dengan arsip aslinya.
Penanggung Jawab Kearsipan Bawaslu Kota Tarakan, Risa Winanda, mengatakan digitalisasi dibutuhkan karena arsip kepemiluan memiliki nilai administrasi dan informasi yang dapat kembali diperlukan dalam pekerjaan kelembagaan.
“Dokumen kepemiluan itu harus kita jaga karena sewaktu-waktu bisa dibutuhkan lagi. Jadi sekarang kita mulai pindahkan ke bentuk digital supaya pencariannya lebih mudah dan dokumennya tetap terdokumentasi,” kata Risa.
Arsip yang dipindai mencakup Formulir TPS Rawan Kecamatan Tarakan Timur. Dokumen tersebut berasal dari Kelurahan Mamburungan, Mamburungan Timur, Kampung Empat, Kampung Enam, Gunung Lingkas, Lingkas Ujung, dan Pantai Amal.
Dokumen serupa juga berasal dari Kecamatan Tarakan Tengah, meliputi Kelurahan Kampung Satu, Pamusian, Selumit, Selumit Pantai, dan Sebengkok. Berkas tersebut berkaitan dengan pemetaan potensi kerawanan di wilayah Kota Tarakan.
Menurut Risa, pekerjaan digitalisasi tidak berhenti pada proses memindai berkas. Kondisi dan jenis dokumen perlu diperiksa lebih dahulu agar penempatan arsip digital dapat dilakukan secara teratur.
“Kita tidak bisa langsung scan begitu saja. Berkasnya diperiksa dulu, kemudian dilihat jenisnya dan dikelompokkan. Kalau sudah jelas, baru kita masukkan ke arsip digital sesuai kategorinya,” ujarnya.
Dokumen administrasi kepartaian turut masuk dalam daftar arsip yang dipindai. Di antaranya Berita Acara Penelitian Administrasi Keanggotaan Partai Politik Calon Peserta Pemilu Tingkat Kota Tarakan sebanyak dua lembar serta dua lembar surat pengantar dari KPU.
Sejumlah lembar penelitian administrasi keanggotaan partai politik peserta Pemilu juga menjadi bagian dari proses tersebut, termasuk dokumen Partai Hanura, Berkarya, Gerindra, PBB, PKPI, Demokrat, PKB, PSI, PPP, PAN, PKS, dan Golkar.
Risa mengatakan penataan arsip secara digital membantu mempercepat proses ketika dokumen lama kembali diperlukan. Penyimpanan dalam bentuk digital juga menjadi cadangan terhadap arsip fisik yang memiliki risiko rusak atau hilang.
“Kalau arsipnya sudah terdigitalisasi, saat ada kebutuhan terhadap dokumen lama kita tidak perlu mencari semuanya dari berkas fisik. Tinggal kita telusuri berdasarkan pengelompokannya, sehingga lebih cepat ditemukan,” jelasnya.
Kegiatan Kamis Arsip dijalankan secara bertahap dengan menyesuaikan jumlah dan jenis dokumen yang perlu ditata. Selain pemindaian, pengelompokan arsip tetap dilakukan agar dokumen fisik dan digital memiliki sistem penyimpanan yang jelas.
“Arsip ini pekerjaannya memang harus teliti dan bertahap. Kita kerjakan satu per satu supaya dokumen yang masuk benar-benar jelas, lengkap, dan nantinya mudah ditemukan ketika diperlukan,” pungkas Risa. (saf)
