TARAKAN, Headlinews.id – Pemusnahan 2.737 arsip dilakukan Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarakan sebagai bagian dari penyusutan dokumen keimigrasian, administrasi, dan arsip keuangan yang masa retensinya telah berakhir.
Proses tersebut dilaksanakan setelah seluruh dokumen melalui tahapan pemeriksaan dan verifikasi serta memperoleh persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sesuai ketentuan pengelolaan arsip negara.
Kegiatan pemusnahan dilakukan di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarakan dengan melibatkan Tim Pelaksana Pemusnahan Arsip dan disaksikan perwakilan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan, Direktorat Jenderal Imigrasi, serta Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Kalimantan Timur.
Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarakan Okky Setyawan melalui Kepala Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian, Heycal Syams Kharadine, mengatakan penyusutan arsip menjadi bagian dari pengelolaan administrasi untuk menjaga keteraturan penyimpanan dokumen di lingkungan kerja.
“Penyusutan dilakukan terhadap arsip yang telah habis masa retensinya sehingga pengelolaan dokumen dapat berlangsung lebih tertib dan kapasitas ruang penyimpanan dapat digunakan sesuai kebutuhan organisasi,” ujarnya, Jumat (26/6/2026).
Arsip yang dimusnahkan meliputi berkas permohonan Dokumen Perjalanan Republik Indonesia (DPRI), dokumen layanan izin tinggal orang asing dan perubahan status keimigrasian, serta arsip keuangan yang telah memenuhi ketentuan penyusutan.
Sebelum pelaksanaan pemusnahan, petugas melakukan observasi ruang penyimpanan dan pemeriksaan ulang terhadap seluruh dokumen yang masuk daftar penyusutan.
Tahapan tersebut dilakukan untuk memastikan tidak terdapat arsip yang masih memiliki nilai guna administrasi maupun kebutuhan hukum.
“Verifikasi dilakukan dengan mencocokkan daftar arsip dan ketentuan penyusutan sehingga seluruh proses berjalan sesuai prosedur kearsipan yang berlaku,” kata Heycal.
Setelah seluruh dokumen dinyatakan memenuhi persyaratan, pemusnahan dilakukan menggunakan mesin pencacah dokumen. Hasil pencacahan kemudian ditangani sesuai prosedur agar arsip tidak dapat dikenali atau digunakan kembali.
Sebagai bagian dari pertanggungjawaban administrasi, kegiatan dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip yang menjadi dokumen resmi pelaksanaan penyusutan.
Peserta kegiatan juga menerima sosialisasi mengenai Peraturan Menteri Imigrasi dan Pemasyarakatan Nomor 8 Tahun 2026 terkait tata kelola di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.
Heycal menambahkan pelaksanaan pemusnahan arsip Tahun Anggaran 2026 telah memperoleh persetujuan ANRI melalui Surat Kepala ANRI Nomor B-KN.00.01/569/2025 sehingga seluruh tahapan memiliki dasar administrasi yang jelas.
“Persetujuan tersebut menjadi dasar pelaksanaan penyusutan sehingga seluruh proses dilakukan secara terdokumentasi, akuntabel, dan sesuai ketentuan yang berlaku,” tandasnya. (saf)
