TARAKAN, Headlinews.id – Arsip hasil pengawasan yang dihimpun sejak 2018 mulai ditata dalam sistem pengelolaan terpadu yang menghubungkan dokumen fisik dan digital di Bawaslu Kota Tarakan.
Penataan arsip tersebut dilakukan seiring pengembangan SI ARSIP ANDAL (Sistem Administrasi Retensi Arsip dan Alih Dokumen Digital Sejak Awal), aplikasi yang digunakan untuk mendata, mengklasifikasikan, serta memantau masa retensi dokumen organisasi.
Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, mengatakan arsip hasil pengawasan yang tersimpan selama beberapa tahun terakhir masih memiliki nilai guna dan perlu dikelola secara tertib agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.
“Dokumen hasil pengawasan yang tersimpan cukup banyak dan masih berada dalam masa retensi aktif maupun inaktif. Penataan arsip dilakukan agar setiap dokumen dapat ditelusuri dengan lebih mudah dan cepat,” ujarnya.
Sejak Mei 2026, Bawaslu Kota Tarakan mulai mengoperasikan gudang arsip khusus yang difungsikan sebagai pusat pengelolaan arsip organisasi. Fasilitas tersebut tidak hanya digunakan untuk menyimpan dokumen, tetapi juga terhubung dengan sistem informasi kearsipan digital.
Rahmat menjelaskan setiap rak dan boks arsip yang tersimpan di gudang telah didata ke dalam SI ARSIP ANDAL. Informasi yang tercatat mencakup klasifikasi arsip, unit pencipta dokumen, masa retensi aktif, masa retensi inaktif, hingga jadwal penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
“Setiap arsip yang tersimpan memiliki data pendukung di dalam sistem. Petugas dapat mengetahui lokasi penyimpanan, klasifikasi dokumen, hingga status retensinya tanpa harus mencari satu per satu berkas yang dibutuhkan,” katanya.
Menurutnya, pengelolaan arsip dimulai sejak dokumen diterima atau diterbitkan oleh unit kerja. Setiap dokumen langsung diklasifikasikan, dicatat masa retensinya, dialihkan ke format digital, dan dimasukkan ke dalam sistem sehingga riwayat pengelolaannya dapat dipantau sejak awal.
Pendekatan tersebut membuat data arsip terus diperbarui secara berkelanjutan dan memudahkan proses pengelolaan ketika dokumen memasuki masa penyusutan.
“Arsip tidak dikelola setelah menumpuk di ruang penyimpanan. Sejak awal dokumen dibuat atau diterima, seluruh informasinya sudah dicatat sehingga pengelolaannya lebih tertata dan mudah dipantau,” jelasnya.
Penerapan SI ARSIP ANDAL juga membantu pengelolaan dokumentasi hasil pengawasan dan eviden yang dimiliki Bawaslu Kota Tarakan. Sistem tersebut diharapkan membuat arsip organisasi lebih tertib, aman, dan mudah diakses saat diperlukan.
“Arsip yang terkelola dengan baik akan memudahkan organisasi saat membutuhkan data dan dokumen pendukung. Kami ingin setiap arsip tetap terjaga, mudah ditelusuri, dan pengelolaannya berjalan sesuai ketentuan yang berlaku,” pungkas Rahmat. (*/saf)
