BALIKPAPAN, Headlinews.id — Dinas Perpustakaan dan Arsip Balikpapan menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis, sebagai bagian dari upaya meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pemerintahan.
Kepala Dinas Arsip, Elvin Junaidi, mengingatkan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) agar disiplin menerapkan jadwal retensi dan digitalisasi arsip.
Menurut Elvin, setiap arsip memiliki masa simpan yang berbeda-beda, tergantung jenis dan nilai dokumen. “Arsip itu ada yang jadwal retensinya dua tahun, ada yang lima tahun, bahkan ada yang permanen. Semua diatur agar dokumen tetap tersedia saat dibutuhkan, bukan untuk dimusnahkan sembarangan,” jelasnya.
Ia menekankan, penyusutan arsip bukan berarti menghilangkan data, tetapi bagian dari manajemen dokumen yang cermat. Jadwal retensi disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan jangka panjang, sehingga dokumen penting tetap aman dan dapat diakses sewaktu-waktu.
“Ini penting agar OPD bisa efisien dalam penyimpanan, sekaligus menjaga kualitas tata kelola pemerintahan. Arsip yang tersusun rapi memudahkan pelayanan publik dan mendukung administrasi yang profesional,” tambah Elvin.
Elvin menambahkan, praktik penyusutan arsip seharusnya menjadi kegiatan rutin setiap OPD. Meskipun begitu, masih ada beberapa OPD yang kurang konsisten dalam mengelola dokumen mereka.
“Kearsipan bukan pekerjaan sampingan. Semua OPD harus menjadikannya prioritas agar kualitas tata kelola meningkat,” tegasnya.
Selain itu, digitalisasi arsip juga menjadi fokus utama. Arsip digital dapat mencegah kehilangan dokumen akibat bencana atau kerusakan fisik. Elvin mencontohkan beberapa OPD, seperti Dinas Pendidikan dan Disdukcapil, yang sudah memulai digitalisasi untuk mempermudah pelayanan dan menjaga keamanan data.
“Dengan arsip digital, dokumen tetap tersedia meski fisik rusak, dan masyarakat tetap bisa mengakses informasi yang mereka butuhkan. Ini bagian dari komitmen kita untuk pemerintahan yang modern dan akuntabel,” ujarnya.
Penerapan jadwal retensi dan digitalisasi arsip diyakini akan memberikan manfaat jangka panjang bagi daerah. Selain efisiensi ruang penyimpanan, dokumen yang tertata rapi mempermudah monitoring program, evaluasi kebijakan, dan penyusunan laporan pembangunan.
Elvin menegaskan, setiap arsip adalah aset pemerintah yang memiliki nilai strategis. “Arsip bukan sekadar kertas, tetapi rekam jejak kebijakan, keputusan, dan sejarah pembangunan Balikpapan. Kalau dikelola baik, ini menjadi sumber informasi berharga untuk generasi mendatang,” jelasnya.
Dengan dorongan ini, Dinas Perpustakaan dan Arsip berharap seluruh OPD semakin sadar pentingnya pengelolaan arsip. Praktik yang disiplin dan konsisten akan memperkuat tata kelola pemerintahan, menjaga dokumen berharga, dan memastikan informasi publik tersaji secara akurat dan aman.
“Tujuan akhirnya adalah membangun pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan profesional. Arsip yang terkelola baik mencerminkan kualitas manajemen publik yang tinggi,” tutup Elvin. (*)
